Tastenkombinationen

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Alle Tastenkombinationen für KI in E-Mails

Tastenkombinationen für KI-E-Mail: Copilot in Outlook und Gemini in Gmail

Mit KI-gesteuerten Funktionen in Outlook und Gmail können Sie E-Mail-Entwürfe erstellen, Texte verbessern und lange Unterhaltungen zusammenfassen. Dieses Nachschlagewerk erläutert, welche Tasten dafür offiziell beschrieben sind, wo sie funktionieren und welche Funktionen Sie über eine Schaltfläche oder ein Menü aufrufen können.

Ein wichtiger Unterschied: Eine KI-Funktion verfügt nicht automatisch über eine eigene Tastenkombination. Das Formalisieren, Kürzen und Zusammenfassen einer Nachricht können verschiedene Befehle innerhalb derselben Benutzeroberfläche sein.

Die herangezogene offizielle Dokumentation bestätigt keine hundert verschiedenen, ausschließlich KI-spezifischen Tastenkombinationen für diese beiden Anwendungen. Daher enthält diese Übersicht bestätigte Zugriffstasten und kontextbezogene Bedienelemente. Gewöhnliche E-Mail-Funktionen wie „Antworten“, „Fettdruck“ und „Senden“ werden nicht als KI-Befehle gezählt.

Was bedeutet Textbearbeitung mit KI im E-Mail-Verkehr?

Bei E-Mails geht es um bestehenden oder neuen Text. Sie können beispielsweise einzelne Notizen in eine Nachricht umwandeln lassen, eine Antwort freundlicher formulieren oder eine lange Erklärung kürzen.

Die inhaltliche Überprüfung bleibt wichtig. Eine gekürzte Fassung muss dieselben Bedingungen beibehalten. Eine freundlicher formulierte Fassung darf keine neuen Zusagen enthalten. Und eine Zusammenfassung muss deutlich machen, was tatsächlich vereinbart wurde.

Funktionsfähigkeit Was erwarten Sie von der KI? Was sollten Sie überprüfen?
Ein Konzept verfassen Bitte senden Sie mir eine E-Mail mit meinen Daten. Sind alle Angaben korrekt wiedergegeben?
Umschreiben Formulieren Sie diesen Text bitte klarer oder freundlicher. Bleibt die Bedeutung erhalten?
Zusammenfassen Entfernen Sie Wiederholungen und umständliche Formulierungen. Gelten die Bedingungen und Ausnahmen weiterhin?
Zusammenfassung Nennen Sie die wichtigsten Punkte aus diesem Gespräch. Haben Sie Anmerkungen, Fragen oder Vorschläge?
Text zusammenführen Fassen Sie diese Notizen zu einem zusammenhängenden Text zusammen. Sind noch Unstimmigkeiten erkennbar?

So lesen Sie die Codes

  • Strg: die Strg-Taste unter Windows.
  • Cmd: die Befehlstaste auf einem Mac, erkennbar an ⌘.
  • Die Control-Taste auf dem Mac: eine eigene Taste, die sich von der Command-Taste unterscheidet.
  • Option: die Mac-Taste, die häufig mit ⌥ gekennzeichnet ist.
  • Shift: die Taste, die Sie auch zum Schreiben von Großbuchstaben verwenden.
  • Return: die Eingabetaste auf einem Mac.
  • Fokus: Das Element, das gerade Ihre Tastatureingaben empfängt.

Ein Pluszeichen bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzeitig drücken. „Danach“ bedeutet, dass Sie den nächsten Schritt ausführen. Eine Tastenkombination besteht also manchmal aus mehreren Schritten.

Lesen Sie stets den Kontext neben der Kombination. Eine Bestätigung in einem KI-Fenster ist etwas anderes als ein Befehl im normalen Nachrichtenfenster.

Copilot in Outlook: Bestätigte Tastenkombinationen

Microsoft beschreibt unterschiedliche Bedienungsabläufe für das klassische Outlook, das neue Outlook und Outlook für Mac. Überprüfen Sie daher zunächst, welche Version Sie verwenden.

Nr. Umfeld Lizenz oder Route Funktion
1 Klassisches und neues Outlook für Windows Alt+I Erstellen Sie ein „Opent Concept“ mit Copilot ausgehend vom entsprechenden Nachrichtenkontext.
2 Neues Outlook für Mac Control+L Öffnen Sie das Fenster, um mit Copilot einen Entwurf zu erstellen.
3 Outlook für Mac, Copilot-Konzeptfenster Cmd+Return Starten Sie die Generierung anhand des eingegebenen Befehls.
4 Outlook Classic für Windows Strg+F10, dann C, P, D Erstellen Sie mit Copilot die dokumentierte Menüpfad-Anleitung zu Concept.
5 Outlook Classic für Windows Strg+F10, dann C, P, C Der dokumentierte Menüpfad zu Coaching von Copilot.

Bei Nummer 2 steht bewusst „Control“. Verwenden Sie dort nicht automatisch „Command“. Die Bezeichnungen in der Menüleiste können zudem je nach Sprache variieren; überprüfen Sie die Anweisungen in Ihrer Benutzeroberfläche.

Copilot bedienen, nachdem das Fenster geöffnet ist

Nr. Lizenz Kontext Funktion
6 Tab Copilot-Oberfläche Navigieren Sie durch interaktive Elemente.
7 Shift+Tab Copilot-Oberfläche Zurück zu den interaktiven Elementen.
8 Enter oder Return Eine ausgewählte Schaltfläche Aktivieren Sie beispielsweise „Generieren“, „Beibehalten“ oder „Erneut versuchen“.
9 Pfeil nach oben / Pfeil nach unten Eine geöffnete Auswahlliste Sehen Sie sich die verfügbaren Optionen an.

Dies sind kontextabhängige Navigationstasten. Es handelt sich nicht um separate, direkte Tastenkombinationen für jede der genannten Schaltflächen.

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Copilot

Microsoft beschreibt die Erstellung eines Entwurfs auf der Grundlage einer Aufgabe, gefolgt von Möglichkeiten, den Text anzupassen, neu zu generieren oder beizubehalten. Außerdem können Sie ausgewählten Text ändern lassen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Auftrag inhaltlich vollständig ist, bevor Sie sich dem Ton zuwenden. Nennen Sie das Ziel, den Empfänger, die erforderlichen Informationen und den gewünschten nächsten Schritt.

„Verfassen Sie eine freundliche Antwort an einen Kunden, der seine Bestellung nicht finden kann. Bitten Sie ihn zunächst, die Bestellbestätigung und den Spam-Ordner zu überprüfen. Fragen Sie anschließend nach der Bestellnummer, falls die E-Mail fehlt. Versprechen Sie keine Rückerstattung oder neue Lieferung. Verwenden Sie kurze Absätze.“

Dies ist eine Beispielanweisung. Ersetzen Sie die genannten Schritte durch die Vorgehensweise, die tatsächlich für Ihr Unternehmen gilt.

Arbeiten Sie mit verifizierbaren Informationen

Eine konkrete Anweisung lässt sich leichter bewerten als „Schreiben Sie eine gute Antwort“. Geben Sie Beträge, Produktnamen und Fristen nur an, wenn Sie diese überprüft haben.

Sollten Informationen fehlen, geben Sie dies bitte in der Bestellung an. Stellen Sie lieber eine zusätzliche Frage, anstatt eine vermutete Ergänzung vorzunehmen.

Beispiel: „Die Ursache ist noch unbekannt. Bitten Sie um die genaue Fehlermeldung und einen Screenshot. Geben Sie noch keine Diagnose ab.“ So bleibt ersichtlich, welcher Schritt zuerst erforderlich ist.

Bitte ändern Sie jeweils nur ein Element

Eine Folgeanweisung wie „Machen Sie nur den Anfang wärmer“ lässt sich leichter vergleichen als „Machen Sie alles besser“. So sehen Sie, welche Änderung vorgenommen wurde.

Verwenden Sie bei wichtigen Informationen eine Beibehaltungsanweisung: „Beträge, Daten, Bedingungen und Produktnamen unverändert lassen.“ Überprüfen Sie anschließend noch einmal, ob dies gelungen ist.

Wenn der Text inhaltlich bereits korrekt ist, müssen Sie nicht jedes Mal den gesamten Text neu erstellen lassen. Eine kleine, gezielte Anpassung kann bereits ausreichen.

Nutzen Sie das Coaching durch Copilot.

Das Coaching durch Copilot gibt Feedback zu Tonfall, Klarheit und dem möglichen Eindruck bei der Leserschaft. Microsoft beschreibt zudem die Möglichkeit, alle Vorschläge anzuwenden und den Text neu formulieren zu lassen.

Nutzen Sie solches Feedback als Anlass, eine bewusste Entscheidung zu treffen. Eine geschäftliche Ablehnung sollte klar und deutlich bleiben. Eine freundliche Antwort muss kein zusätzliches Versprechen enthalten.

Bewerten Sie die Beziehung zum Empfänger

Eine Erinnerung an einen festen Geschäftspartner kann kürzer und informeller sein als eine erste Nachricht an einen neuen Kunden. Geben Sie daher bitte an, welche Geschäftsbeziehung und Situation mit dem Text verbunden sind.

„Gestalten Sie dies freundlich“ ist zu allgemein. „Gestalten Sie dies freundlich für einen Kunden, der bereits zweimal warten musste, behalten Sie jedoch den angegebenen nächsten Schritt bei“ gibt mehr Orientierung.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Anrede einheitlich bleibt. Eine Nachricht, die mit „Sehr geehrte Frau“ beginnt und anschließend zu „Sie“ wechselt, kann unbeabsichtigt unordentlich wirken.

E-Mail-Korrespondenz mit Copilot zusammenfassen

Microsoft beschreibt die Zusammenfassung am Anfang einer E-Mail-Konversation. Eine Zusammenfassung kann Verweise auf die Nachrichten enthalten, auf denen bestimmte Teile basieren.

Nutzen Sie diese Verweise, um wichtige Schlussfolgerungen noch einmal zu überprüfen. Achten Sie insbesondere darauf, ob ein Vorschlag später geändert oder doch noch abgelehnt wurde.

Bitte unterscheiden Sie zwischen Entscheidungen und Fragen.

Ein geeignetes Beispiel für eine Aufgabe ist:

„Fassen Sie dieses Gespräch zusammen. Unterscheiden Sie zwischen bestätigten Vereinbarungen, vorgeschlagenen Optionen und offenen Fragen. Geben Sie bei jeder Frist an, wer die Maßnahme durchführt. Weisen Sie darauf hin, wenn etwas nicht eindeutig vereinbart wurde.“

Dies hilft Ihnen dabei, das Ergebnis gezielt zu bewerten. Eine Zusammenfassung, die sich zwar angenehm liest, kann dennoch einen wichtigen Vorbehalt außer Acht lassen.

Beachten Sie außerdem den neuesten Beitrag. Eine frühere Vereinbarung wurde dort möglicherweise angepasst, ohne dass dieselben Formulierungen vollständig wiederholt werden.

Gemini in Gmail: Verfassen und Überarbeiten

Google beschreibt „Help me write“ als Unterstützung zum Verfassen und Verbessern von E-Mail-Entwürfen. Die aktuelle Anleitung nutzt eine Eingabezeile und die Schaltfläche „Create“. Zur Verfeinerung nennt Google unter anderem die Optionen „formeller gestalten“, „freundlicher gestalten“ und „verkürzen“.

Die herangezogene aktuelle Bedienungsanleitung bestätigt keine separate feste Tastenkombination für jeden Vorgang.

AI-Bearbeitung Beschriebener Zugang Haben Sie Ihren eigenen Direktzugriffstastenbefehl festgelegt?
Ein neues Konzept verfassen Öffnen Sie „Helfen Sie mir beim Schreiben“, verfassen Sie Ihre Nachricht und wählen Sie „Erstellen“. Nicht in der aktuell aufgerufenen Anleitung enthalten.
Ein Konzept kürzen Verwenden Sie „Shorten“ oder geben Sie eine neue Anweisung ein. Nein, keine einzelne Kombination bestätigt.
Einen Text formeller gestalten Verwenden Sie „Formalize“ oder beschreiben Sie die gewünschte Änderung. Nein.
Ein Konzept benutzerfreundlicher gestalten Nutzen Sie die benutzerfreundliche Bedienung oder geben Sie gezielte Anweisungen. Nein.
Ein Gespräch zusammenfassen lassen Nutzen Sie die verfügbare Gemini-Schnittstelle. In der konsultierten Anleitung ist keine universelle Direktkombination bestätigt.

Gemini im Seitenbereich ist ein separater Zugang

Google beschreibt außerdem „Ask Gemini“, das sich oben rechts in Gmail befindet. Damit öffnen Sie einen Assistenten, mit dem Sie beispielsweise Entwürfe erstellen und Gespräche zusammenfassen können.

Dieser Zugriff entspricht nicht automatisch der Schreibhilfe im Textfenster. Überprüfen Sie daher, wo das Ergebnis angezeigt wird und welche weiteren Schritte erforderlich sind, um es in Ihren Entwurf zu integrieren.

Eine Antwort in einem KI-Fenster und der Text in Ihrem E-Mail-Entwurf können zwei unterschiedliche Versionen sein. Bitte lesen Sie die Version, die tatsächlich in der Nachricht steht.

Gmail – dokumentierte Tastenbelegungen und historische Unterschiede

Nr. Lizenz Kontext Bedeutung und Einschränkungen
10 Option+H Gmail -Webversion, beschrieben: Polnische Benutzeroberfläche Google hat diese Kombination im Oktober 2024 zur Verbesserung eines Konzepts mit mindestens zwölf Wörtern dokumentiert. Bitte prüfen Sie, ob diese Funktion in Ihrer Benutzeroberfläche noch angeboten wird.
11 Ctrl+Z Windows, nach einer Korrektur durch den Korrektor Macht eine vorgenommene Änderung rückgängig. Dies ist eine Wiederherstellungsfunktion, kein neuer KI-Befehl.
12 Cmd+Z Mac – nach einer Korrektur durch den Korrektor Macht eine vorgenommene Änderung rückgängig. Dies ist die Mac-Variante desselben Vorgangs.

Die historische Erwähnung von Option+H ist kein Beweis dafür, dass jede aktuelle Gmail-Version dieselbe Tastenkombination unterstützt. Maßgeblich ist der aktuelle Hinweis in Ihrem Konto.

Gehen Sie auch nicht davon aus, dass Sie eine Mac-Tastenkombination immer durch das Ersetzen einer einzigen Taste auf Windows übertragen können. Dazu ist eine bestätigte Plattformzuordnung erforderlich.

Korrekturlesen: Vorschläge prüfen

Google beschreibt „Proofread“ als Funktion für zusätzliche Vorschläge zu Grammatik, Tonfall und Stil. In der Anleitung werden unterstrichene Passagen erwähnt, die Sie öffnen können, um eine Änderung zu prüfen oder zu ignorieren.

Die verfügbaren Sprachen und die Kontobedingungen variieren je nach Funktion. Die konsultierte Proofread-Anleitung nennt Englisch, Deutsch und Spanisch, mit zusätzlichem Early-Access-Zugang für bestimmte Situationen. Gehen Sie nicht automatisch von niederländischem Support aus.

Ein Sprachvorschlag kann den Text flüssiger machen und gleichzeitig eine Nuance verändern. Überprüfen Sie daher, welche Wörter wegfallen oder ersetzt werden, insbesondere bei Verpflichtungen und Ausnahmen.

Praktische Aufgaben für KI-E-Mails

Die folgenden Beispiele sind Eingabeaufforderungen, keine Tastenkombinationen. Sie zeigen, wie Sie mit demselben KI-Zugang verschiedene Schreibziele angehen können.

Beantwortung einer unklaren Kundenanfrage

„Verfassen Sie eine kurze, freundliche Antwort. Der Kunde gibt lediglich an, dass das Produkt nicht funktioniert. Fragen Sie nach dem Produktnamen, der genauen Fehlermeldung und einem Screenshot. Nennen Sie noch keine Ursache oder Lösung, wenn dafür Informationen fehlen.“

Prüfen Sie, ob die Fragen konkret genug sind. „Bitte senden Sie weitere Informationen“ bietet weniger Anhaltspunkte als die konkrete Nennung der benötigten Informationen.

Eine lange Erklärung kürzen

„Fassen Sie diesen Text kurz zusammen. Behalten Sie alle Schritte, Bedingungen und Ausnahmen bei. Entfernen Sie Wiederholungen und beginnen Sie mit der Beschreibung dessen, was der Empfänger nun tun muss.“

Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Original. Achten Sie dabei auf Bedingungen, die im Originaltext über mehrere Absätze verteilt waren.

Ein provokantes Konzept neutraler gestalten

„Formulieren Sie diesen Text bitte ruhig und respektvoll um. Behalten Sie die Fakten und die von uns vorgegebenen Grenzen bei. Vermeiden Sie Vorwürfe und fügen Sie keine Entschädigungsangebote oder Zusagen hinzu.“

Achten Sie darauf, dass die Grenze klar bleibt. Eine höfliche Formulierung darf beim Empfänger keinen Zweifel daran aufkommen lassen, was möglich ist und was nicht.

Eine Erinnerung verfassen

„Verfassen Sie eine freundliche Erinnerung bezüglich eines fehlenden Dokuments. Geben Sie an, warum es benötigt wird und welcher nächste Schritt davon abhängt. Verwenden Sie ausschließlich die von mir angegebene Frist.“

Prüfen Sie, ob der Text eine bestehende Vereinbarung beschreibt. Eine selbst festgelegte Frist kann andernfalls wie eine zuvor vereinbarte Verpflichtung wirken.

Einzelne Notizen zusammenführen

„Fassen Sie diese Notizen zu einem logischen Text zusammen. Setzen Sie die Antwort auf die Hauptfrage an den Anfang. Gruppieren Sie Informationen, die zusammengehören. Weisen Sie auf Widersprüche gesondert hin, bevor Sie den endgültigen Entwurf verfassen.“

Dieser Ansatz ist hilfreich, wenn Notizen aus unterschiedlichen Zeitpunkten stammen. Eine neuere Notiz kann einen früheren Termin ersetzen.

Einen klaren Abschluss finden

„Bitte überarbeiten Sie nur den letzten Absatz. Stellen Sie konkret dar, welche Informationen der Empfänger zurücksenden muss und wie wir anschließend vorgehen. Behalten Sie den Rest der Nachricht bei.“

Ein aussagekräftiger Schlusssatz verhindert unnötigen E-Mail-Verkehr. Der Empfänger muss verstehen, was als Nächstes zu tun ist.

Vom KI-Konzept zur einsatzfähigen E-Mail

1. Sammeln Sie zunächst die erforderlichen Informationen

Notieren Sie sich Produktnamen, Beträge, Termine und frühere Vereinbarungen. Geben Sie an, welche Informationen bereits feststehen und welche noch bestätigt werden müssen.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, überprüfen Sie bitte auch, ob sich die Frage inzwischen geändert hat. Eine korrekte Antwort auf die erste E-Mail kann möglicherweise die letzte Frage außer Acht lassen.

2. Formulieren Sie das Ziel in einem Satz

Möchten Sie Erläuterungen geben, Informationen anfordern, einen Termin bestätigen oder eine Anfrage ablehnen? Wählen Sie zunächst den Hauptzweck aus.

Eine Nachricht mit vielen Hintergrundinformationen, aber ohne klares Ziel, bedeutet für den Empfänger zusätzlichen Aufwand. Passen Sie daher die Einleitung an den Grund der E-Mail an.

3. Wählen Sie den passenden Ton

Beschreiben Sie den Tonfall anhand konkreter Hinweise. „Freundlich und sachlich, mit kurzen Absätzen und ohne übertriebene Entschuldigungen“ ist klarer als nur „professionell“.

Verwenden Sie in der gesamten Nachricht dieselbe Anrede. Überprüfen Sie außerdem, ob der Schlusspassus zur Einleitung passt und der Beziehung zum Empfänger entspricht.

4. Prüfen Sie zunächst den Inhalt

Überprüfen Sie den Entwurf auf Richtigkeit, bevor Sie ihn freigeben. Vergewissern Sie sich, dass die Hauptfrage beantwortet wird und dass der nächste Schritt realisierbar ist.

Markieren Sie alles, was nicht aus Ihren Informationen stammt. Ein überzeugend formulierter Satz ist nicht automatisch eine überprüfte Tatsache.

5. Prüfen Sie Versprechen und Bedingungen separat

Achten Sie auf Begriffe wie „immer“, „sofort“, „spätestens“, „garantiert“ und „kostenlos“. Diese können ein stärkeres Versprechen vermitteln, als beabsichtigt ist.

Überprüfen Sie auch die Negationen. Das Weglassen von „nicht“ oder „nur“ kann eine Anweisung vollständig verändern, während sich der Satz weiterhin natürlich liest.

6. Lesen Sie die endgültige Entwurfsfassung

Nach mehreren KI-Vorschlägen haben Sie möglicherweise Elemente aus verschiedenen Versionen kombiniert. Lesen Sie daher die gesamte Nachricht noch einmal durch.

Achten Sie auf doppelte Einleitungssätze, wechselnde Begriffe und Informationen, die zweimal erklärt werden. Überprüfen Sie abschließend, ob die genannten Anhänge und Verweise tatsächlich vorhanden sind.

Warum funktioniert eine KI-Tastenkombination manchmal nicht?

  • Andere Outlook-Versionen – klassisch, neu, für Mac und Web – weisen unterschiedliche Bedienungsweisen auf.
  • Falscher Fokus: Der Cursor befindet sich in einem anderen Feld oder Fenster.
  • Andere Sprache: Menübezeichnungen und Funktionsnamen können abweichen.
  • Andere Benutzeroberfläche: Eine ältere Anleitung beschreibt eine frühere Version.
  • Funktion nicht verfügbar: Konto-, Abonnement-, Sprach- und Organisationseinstellungen können einen Unterschied machen.

Microsoft weist zudem darauf hin, dass die Funktion „Konzept erstellen mit Copilot“ im neuen Outlook und in Outlook im Web keine Nachrichten im Nur-Text-Format unterstützt. Überprüfen Sie dort gegebenenfalls, ob das Nachrichtenformat auf HTML eingestellt ist.

Probieren Sie im Zweifelsfall zunächst die sichtbare KI-Schaltfläche aus. So können Sie feststellen, ob die Funktion verfügbar ist, bevor Sie die Tastenkombinationen überprüfen.

Häufig gestellte Fragen zu KI-Tastenkombinationen für E-Mails

Sind das hundert einzigartige KI-Tastenkombinationen?

Nein. Die Übersicht enthält zwölf nummerierte Einträge mit Direktzugriff, Navigation, Wiederherstellungsfunktionen und einer historischen Gmail-Kombination. Dieselbe Taste kann in mehreren Kontexten vorkommen.

Warum sind gewöhnliche Formatierungsschlüssel nicht in der Übersicht aufgeführt?

Denn Fettdruck, das Erstellen von Listen und das Ausrichten von Text stellen an sich keine KI-Aufträge dar. Sie sind zwar bei der Formatierung hilfreich, fallen jedoch nicht ausschließlich in den Bereich der KI-Steuerung.

Können Sie ein KI-Konzept sofort nutzen?

Lesen Sie zunächst den Inhalt, die Bedingungen und die nächsten Schritte durch. Überprüfen Sie insbesondere Informationen, die die KI offenbar selbst hinzugefügt hat.

Gibt es für das Kürzen immer eine eigene Tastenkombination?

Nein. Die dokumentierten Vorgehensweisen nutzen häufig eine Option in der KI-Oberfläche oder eine neue Textanweisung. Ein einziger Zugriff kann mehrere Bearbeitungsschritte umfassen.

Ist der niederländische Support überall gleich?

Nein. Überprüfen Sie die betreffende Funktion. Ein Assistent, der Texte auf Niederländisch zusammenfassen kann, muss nicht für jede einzelne Schreib- oder Korrekturfunktion dieselbe Sprachunterstützung bieten.

Welche Bedienung sollten Sie am besten zuerst erlernen?

Lernen Sie den KI-Zugriff Ihrer Version kennen, die Navigation zur gewünschten Schaltfläche sowie die Vorgehensweise, um ein Ergebnis beizubehalten oder rückgängig zu machen. Verwenden Sie anschließend gezielte Befehle, deren Inhalt Sie überprüfen können.